Appel d'offres
Un appel d'offres est une procédure autorise un commanditaire, de faire le choix de l'entreprise la plus à même de réaliser une prestation de travaux, fournitures ou services.
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Un appel d'offres est une procédure autorise un commanditaire (le maître d'ouvrage), de faire le choix de l'entreprise (le soumissionnaire qui sera le fournisseur) la plus à même de réaliser une prestation de travaux, fournitures ou services. L'objectif est de mettre plusieurs entreprises en concurrence pour apporter un produit ou un service.
Pour les marchés publics, les règles de mise en concurrence sont particulièrement variables entre l'Union européenne, surtout la France, et les États-Unis.
Les appels d'offres sont devenus en quelques années une pratique courante de l'ensemble des processus d'achat dans le monde des ventes B to B. Ils traduisent le poids des directions des achats et l'intensité de la concurrence. Des Jeux Olympiques à un crédit bancaire en passant par une solution industrielle ou un projet informatique, l'ensemble des secteurs sont concernés.
La pratique largement de directions commerciales, de la PME au grand groupe international, est toujours fréquemment artisanale. Le processus de travail est source largement de déperdition d'énergie, de coûts croissants, de frustrations des acteurs multiples et au final d'un pourcentage de gain inférieur aux espérances[réf. nécessaire].
Le processus d'appel d'offres
En capitalisant sur les dernières avancées des ventes complexes, il ressort comme étant essentiel d'optimiser les efforts tout au long de la démarche, avant l'appel d'offres jusqu'à sa concrétisation. Un appel d'offres se gagne au moyen d'un travail en équipe pour décider de la stratégie de réponse et formaliser de façon concurrentielle la réponse des entreprises[1].
On peut distinguer les étapes suivantes :
- Rédaction du cahier des charges,
- Création de lots.
- Définition des critères de choix
- Choix des soumissionnaires et diffusion de l'appel d'offres,
- Réception analyse des offres et évaluation des soumissionnaires,
- Choix du prestataire et contractualisation.
Ces étapes structurent le plan projet.
Cahier des charges
La préparation d'un appel d'offres donne lieu à l'élaboration d'un cahier des charges, qui décrit :
- les enjeux du maître d'ouvrage,
- les grandes fonctionnalités et les usages attendus pour le produit ou service,
- les exigences,
- les contraintes propres à la maîtrise d'ouvrage.
Le cahier des charges peut se présenter sous la forme :
- d'une étude préalable ou de spécifications fonctionnelles générales,
- de la totalité CCTP CCAP pour un marché public en France.
Création de lots
Après la rédaction du cahier des charges, le maître d'ouvrage définit des lots de mise en œuvre, conformément à ses priorités. Chacun des différents lots sera soumis à appel d'offres.
Critères de choix
Il s'agit de définir les méthodes d'analyse des offres et de formaliser des grilles de sélection. On peut identifier différentes thématiques :
Coût
Le maître d'ouvrage a l'obligation de réaliser au préalable une estimation financière de son besoin. Il choisira ensuite l'offre la plus à même de satisfaire ce besoin. Le moins disant financièrement parlant n'est pas obligatoirement le critère de sélection de l'offre retenue.
Le mieux disant – celui qui offre le meilleur rapport qualité/prix – lui est fréquemment préféré. Ce dernier critère, qui laisse une marge de subjectivité, est complexe à concilier avec le Code des Marchés Publics, et rend la gestion de projets avancés complexe à réaliser directement par les organismes publics.
Langues
Les appels d'offres doivent spécifier les besoins d'adaptation des produits ou services à la langue des consommateurs ou des utilisateurs. En France, il existe une réglementation dans ce domaine[2].
Il peut aussi être indispensable de gérer plusieurs langues, quand les produits ou services sont utilisés dans un environnement multilingue. Ceci est habituel dans l'Union européenne.
Fonctionnalités
Le soumissionnaire doit prouver que son produit ou service répond bien aux fonctionnalités décrites dans le cahier des charges.
Accompagnement
Le soumissionnaire doit disposer de capacités en ressources humaines permettant d'accompagner le client tout au long de la mise en œuvre et de la vie du produit ou du service, surtout il doit avoir un réseau de distribution et de service après-vente suffisant dans la zone géographique du client. C'est un critère important comme le critère financier.
Caractéristiques du fournisseur
Il s'agit des effectifs, de la pérennité, de la présence sur le marché local, ...
Méthodologie
Il est préférable que le soumissionnaire se conforme aux bonnes pratiques ou aux standards méthodologiques de la profession. Ce critère n'est pas nécessairement discriminatoire, si le standard méthodologique dépasse les besoins du maître d'ouvrage.
un ouvrage qui présente ces bonnes pratiques commerciales "Gagner les appels d'offres en équipes" aux éditions Dunod
Technique
Les capacités techniques du soumissionnaire doivent être vérifiées, surtout la conformité à des standards ou normes techniques reconnus sur le marché.
Cas des marchés publics
En France
L'attribution des marchés publics se fait selon les règles du droit des marchés publics en France. Les maîtres d'ouvrage doivent respecter une procédure stricte de sélection pour garantir l'égalité de traitement entre les entreprises candidates, la liberté d'accès aux procédures et de répondre à un principe de transparence.
Au-dessus de certains seuils (en matière de service et de fourniture, 193 000 €HT pour les collectivités locales, 125 000€ HT pour l'état; et de 4 845 000 € en matière de travaux - ce seuil change chaque année), il est obligatoire de passer une procédure formalisée. L'appel d'offre fait partie de ces procédures formalisées. L'appel d'offre peut être de deux types :
- Appel d'offres ouvert, quand tout opérateur économique peut remettre une offre,
- Appel d'offres restreint, quand seuls peuvent remettre des offres les opérateurs économiques qui y ont été autorisés après sélection[3].
Au-dessous du seuil des procédures formalisées, les marchés peuvent être passés selon une procédure dite adaptée, couramment nommée "MAPA" [4].
Aux États-Unis
Le gouvernement fédéral des États-Unis a mis en place depuis longtemps une législation particulièrement contraignante pour protéger les entreprises américaines.
Note
- Un exemple type d'organisation d'appel d'offre
- Loi Toubon, et son décret d'application de 1996 sur l'usage du français applicable dans les services et établissements publics de l'État
- Code des marchés publics, article 33
- Code des marchés publics, article 28
Voir aussi
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La version présentée ici à été extraite depuis cette source le 26/10/2010.
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