Getting Things Done, the art of stress-free productivity ("Faire avancer les Choses, l'art de la productivité sans stress"), le plus fréquemment désigné par son abrégé GTD, est le titre d'un ouvrage de David Allen publié en 2001, décrivant une méthode de gestion des priorités quotidiennes, et est depuis 2005 une marque déposée.

La productivité sans stress

David Allen prend soin d'emblée de préciser que la méthode GTD n'est pas du «managing time» («gestion du temps»), mais «managing action for results» («s'organiser pour réussir»). GTD est une démarche d'organisation personnelle applicable par chacun à la totalité de ses activités, tant professionnelles que privées. Pratiquer la méthode amène à identifier avec sûreté ses priorités à tout moment, ainsi qu'à mieux se mettre en position d'agir immédiatement sur la priorité choisie.

L'auteur montre que pour bien choisir sa priorité et s'y consacrer pleinement, il faut pouvoir s'appuyer en permanence sur un dispositif qu'on sait fiable. Au moment de choisir ce à quoi se consacrer désormais, ce dispositif doit présenter l'ensemble des actions immédiatement exécutables à l'endroit où on se trouve, qui feront progresser vers un des objectifs attendus, ou réaliser un des engagements établis. Ainsi :

• on choisit à chaque fois en pleine connaissance de cause ce qu'on fait,
• on ne porte son attention que sur ce qui est actionnable désormais,
• on est tranquille sur ce qu'on ne fait pas : soit qu'on ait délibérément choisi de ne pas y donner la priorité, soit ce n'était tout simplement pas faisable désormais.

Toute l'attention, la créativité et l'énergie étant mobilisées sur l'unique action qu'on a délibérément choisi de faire, on s'approche mieux que jamais de l'état de productivité sans stress annoncé.

Une conception renouvelée de la gestion des priorités

Se distinguant de ses prédécesseurs en gestion du temps, Allen montre qu'il est illusoire de fixer des priorités préétablies pour chaque tâche. Il fait remarquer que la priorité d'une tâche n'est pas liée à la tâche, mais déterminée par des facteurs immédiats :

• la relation que nous établissons entre cette tâche et celles qui se trouvent en concurrence au moment de choisir quoi faire ;
• les possibilités d'exécution accessibles à ce moment-là (le "contexte")  ;
• et même l'état d'énergie et de disponibilité au moment d'agir.

C'est à dire, la priorité est sans cesse changeante : elle n'est pas un attribut de la tâche, mais de notre jugement instantané (on the fly)  : notre décision de nous mettre désormais à cette tâche-ci. L'objectif de GTD est de nous mettre en position de toujours bien exercer ce jugement : permettre une décision immédiate, claire (première chose à faire), sûre (toutes les instances à considérer, mais uniquement elles, ont été prises en compte), et sans regret (on est pleinement conscient de ce qu'on a choisi de ne pas faire désormais).

David Allen montre le processus à suivre pour préparer au mieux le choix de la prochaine priorité : collecte permanente de tout sujet en instance, traitement et organisation en vue de l'action, réactualisation systématique et fréquente. Seules les tâches particulièrement brèves (David Allen préconise : "moins de deux minutes"), sont à sortir du dispositif et de son esprit : mieux vaut s'en libérer immédiatement en les exécutant tout de suite, plutôt que de les noter comme choses à faire et de devoir les gérer.

Grâce à ce travail de préparation, l'esprit est débarrassé des listes de choses à faire (Todo list), anxiogènes et inopérantes par leur longueur, comme du stress de l'oubli envisageable. Le dispositif présente clairement le champ complet de ce qu'il reste à accomplir, et les décisions s'appuient sur des listes courtes, spécialisées ainsi qu'à jour : liste des sujets ("projects" dans la version originale) jugés activables dans la période présente, listes des actions immédiatement exécutables pour chaque contexte opératoire rencontré, etc.

A titre d'exemple, il peut exister une liste de l'ensemble des mails qui peuvent être envoyés désormais d'une part, et la liste des choses à faire cette semaine dans le jardin d'autre part. Il est clair que, dans le jardin, on n'a pas besoin de sa liste de rappels sur les mails en instance : une liste pour le contexte Jardin, et une autre pour le contexte Mails seront énormément plus pratiques et efficaces.

Un processus structuré

David Allen reprend dans GTD un certain nombre d'idées connues en matière de gestion du temps, mais il les systématise dans un processus structuré, discipline indispensable selon lui, et gage d'efficacité :

• Recensement : noter immédiatement tout sujet qui retient l'attention - événement, objet, document, idée - et qui pourrait potentiellement requérir une action ultérieure.
• Traitement : formuler pour tout sujet envisagé le résultat concret à produire. Dès qu'il y a plusieurs choses à faire pour parvenir à ce résultat concret, formuler la première action concrète par laquelle l'enclencher (notée sur la liste du contexte opératoire correspondant), les actions suivantes s'inscrivant dans un projet.
• Organisation : mise en place sans attendre des rappels pour les actions qui ne peuvent être exécutées immédiatement : soit dans un agenda (temps bloqué), soit dans une liste au contexte approprié ("À la maison", "Téléphone", "Achats"... ), soit dans une liste "en attente" si une action est confiée à un tiers, soit positionnés dans un échéancier (surtout lorsqu'il y a des documents ou justificatifs), classement des données de référence.
• Revue : réexaminer particulièrement souvent - et passer au peigne fin au moins une fois par semaine dans la «revue hebdomadaire» - l'ensemble des tâches et les projets en cours et nouveaux.
• Action :... de telle sorte qu'on puisse toujours se fier à ses listes d'actions dans le choix de ce à quoi il faut donner la priorité à un moment donné.

Quatre critères décisionnels

La méthode GTD part du principe qu'une action ne peut se lancer n'importe où, ni n'importe lorsque. La majorité du temps, la priorité d'une action ne peut être l'unique facteur à prendre en compte à un instant T pour en faire la prochaine action à réaliser. GTD précise par conséquent quatre critères pour décider quoi faire à un instant donné.

1. Contexte : l'endroit où on se trouve, les outils disponibles, les limites et possibilités de l'environnement.
2. Temps disponible : le temps libre avant la prochaine obligation, le temps estimé de la réalisation de chaque prochaine action listée.
3. Capacité physique : l'énergie dont on dispose, et les actions qui s'accordent à cette vigueur.
4. Priorité : pour deux actions nécessitant le même contexte, le même temps disponible et la même capacité physique, laquelle a le plus d'importance.

Ces critères supposent par conséquent une organisation et une répartition correctes de son dispositif. GTD recommande ainsi de créer des listes par contexte, d'y avoir noté exactement la prochaine action afin d'estimer correctement sa durée, et au besoin d'indiquer un code de priorité. La condition physique, elle , est prise en compte à l'instant où on traite la liste.

Un agencement rigoureux des supports

GTD peut être pratiquée en s'organisant seulement avec du papier (notes, copies, etc. ), mais il est compréhensible que la mise à jour, la génération à la volée des listes, les liens aux données de références, etc., sont énormément plus commodément gérés avec un support informatique^[1] (par exemple un PDA qu'on a toujours avec soi).

Listes des sujets actifs Project list	Énumère l'ensemble des sujets sur lesquels on a choisi d'avancer dans la période présente.
Fiche sujet Project form	Spécifie l'objectif (résultat à atteindre pour être satisfait et clore le sujet) et au moins la première chose à faire. On y recueille aussi l'ensemble des idées ou informations utiles à l'exécution : choses à ne pas oublier, actions ou tâches suivantes, liens à des documents de référence ou à des intervenants impliqués.
Dossier de référence Reference file	Regroupe les informations auxquelles on peut avoir à un moment ou un autre besoin de se référer (s'il y a lieu, la partie "pour action" peut être située dans l'échéancier). David Allen préconise le classement alphabétique. Pour éviter de laisser se créer des piles de documents à classer, il insiste sur le fait de pouvoir créer en quelques secondes un dossier pour tout nouveau sujet : cela implique d'avoir en permanence un stock de dossiers vides à portée de main, et une étiqueteuse sur le bureau.
L'agenda Calendar	L'agenda doit être débarrassé des choses à faire et ne doit afficher que les périodes allouées à une activité définie : rendez-vous, échéances, temps bloqués (routines régulières, isolement sur une tâche).
Actions par contexte Context lists	Les actions isolées et les premières choses à faire des sujets en instance sont ventilées sur des fiches contexte. Ainsi, dans une circonstance donnée, la fiche contexte appropriée vous présentera l'ensemble des actions immédiatement faisables dans les conditions présentes, et entre lesquelles choisir.
L'échéancier Tickler	Pour classer les documents, pièces, justificatifs à traiter, David Allen préconise un échéancier à 43 dossiers (43 folders). Les douze derniers dossiers correspondent aux 12 prochains mois, les 31 premiers aux 31 jours qui viennent. Ainsi, en tête, on trouvera toujours le dossier contenant les notes et documents à traiter actuellement. Exemple : des places pour un concert le 12 du mois courant sont classées dans le dossier du Jour 12. Si ces places sont pour le 12 d'un autre mois, elles sont en premier lieu classées dans le dossier du mois correspondant (ex.  : 12 octobre, dossier Octobre). Le dossier de tête est celui de la journée en cours. En fin de journée, ce dossier est vide (les pièces ont été soit traitées, soit rééchéancées) et est déplacé derrière les dossiers Jours. De même, chaque prochain mois est en tête des dossiers mois et est progressivement ventilé dans les dossiers Jours. Lorsqu'il est vidé, il est positionné derrière les autres dossiers mois.

Une discipline plus qu'une méthode

Comme toute démarche de gestion du temps, GTD a ses fanatiques et ses détracteurs. Son succès fulgurant provient du fait qu'elle est particulièrement pragmatique. Elle fait en premier lieu prendre en compte la réalité du terrain telle quelle, et amène progressivement à élever le niveau de ses objectifs, à mieux s'organiser en fonction.

Les méthodes classiques débutent par définir le niveau le plus élevé, celui des objectifs de vie, des rôles, pour "descendre" de manière déductive vers l'action immédiate en ayant figé des priorités. Particulièrement séduisantes et "logiques", elles permettent de structurer des stratégies, mais peuvent se révéler décevantes quand la réalité n'est pas conforme à nos attentes.

À l'inverse, GTD est avant tout pragmatique. Comme sa mise en œuvre est fondée sur des techniques d'organisation, celui qui en adopte une partie aura de toutes façons un progrès immédiat. En mettant en valeur l'observation systématique et le fractionnement en actions immédiates, elle amène le pratiquant à bien mieux saisir les opportunités, ainsi qu'à faire avancer plus vite ses nombreux "chantiers". Elle évite de perdre du temps en planifications exagérées, en focalisant l'attention sur les actions d'enclenchement. Elle permet aussi de mieux assumer ses responsabilités car elle facilite la sélection des seules actions possibles à l'instant de la décision : sûr de ne rien oublier, il peut se fier à son intuition en sachant ce qu'il écarte délibérément à ce moment-là : d'où habituellement une disponibilité et une attention plus entière à l'action qu'il aura choisie.

Si GTD aide ceux qui sont déjà productifs à l'être davantage et plus, elle reste de peu de secours à ceux qui - même sachant ce qu'ils ont à faire et peuvent faire - ne le font pas (voir procrastination). GTD met à portée de faire plus de la même chose (et plus de choses) mais n'est pas construite pour remettre en cause la manière dont on fait les choses (les revues de la GTD ne sont pas vraiment des bilans), ni pour se choisir des buts qui donneront davantage de sens (les chapitres sur la prise de hauteur restent particulièrement généraux). GTD n'est par conséquent pas une démarche complète de gestion du temps. C'est au moins une excellente discipline d'organisation de sa productivité personnelle.

Getting Things Done en français

GTD, particulièrement populaire outre-Atlantique, rencontre un écho favorable dans les milieux francophones spécialisés. La méthode est intégrée dans certaines formations, est présentée partiellement sur quelques sites, et commence à faire parler d'elle. "Getting Things Done" est disponible en français sous le titre "S'organiser pour réussir", La méthode GTD ou l'art de l'efficacité sans le stress, préfacé par Philippe Bloch chez Leduc. s Editions. Il existe aussi un recueil "Ready for Anything" de 52 courts articles de David Allen d'application de sa démarche traduit en 2006 sous le titre "Prêt pour l'action (ISBN 2894723075) , 52 stratégies pour être vraiment efficace au travail et dans la vie".

Pour que ceux qui promeuvent la démarche en France s'accordent sur une terminologie commune, et afin d'éviter aux nouveaux venus de se perdre, voici ci-dessous une liste des principaux termes utilisés dans le livre. En gras, la traduction française aujourd'hui préconisée, puis d'autres traductions aussi proposées, et peut-être des commentaires dans la colonne de droite.

Glossaire

Anglais	Français	Définition, exemples et remarques
collect	collecte, recensement	Première phase du processus : Le recensement exhaustif sur un support écrit de tout ce qui peut justifier une quelconque intervention de notre part : en suspens, inachèvement, en attente, intention, projet, manque, usure, mauvais fonctionnement, problème, insatisfaction, besoin, engagements à tenir, etc. Exemples : cette carte de visite restée dans une poche, cette facture dans la boîte à gants, cette demande reçue, ce dossier qui traîne sur le bureau, cette agrafeuse qui coince, cette course à faire, ce problème à résoudre, cette suggestion à tester, les messages de la boîte vocale, ce projet jamais réalisé, ce souci de santé, ce fauteuil qui grince, les performances de ce collaborateur, toutes ces choses en retard...
do	action	Ultime étape du processus : Choix de l'action à faire désormais. On a avantage à avoir identifié des actions concrètes, non fractionnables, qu'il est envisageable d'exécuter immédiatement - sans plus se poser de questions - dès que les conditions sont réunies (unité de temps, de lieu et de moyens). Les actions isolées et les premières choses à faire sur chaque sujet figurent sur les fiches contexte appropriées. Exemples : «mettre le courrier à la boîte avant 17h» figure sur la fiche «à faire à l'Extérieur», «adresser le questionnaire "Attentes" aux participants XY», la prochaine action du sujet «Conférence XY», figure sur la fiche «Mails à envoyer»
folder	dossier	Conteneur matériel ou numérique des informations de référence utiles aux sujets à traiter. Il convient de s'équiper de façon à pouvoir ouvrir tout nouveau dossier en quelques secondes. Lorsque un dossier est au trois quarts plein, il faut envisager de le fractionner en plusieurs dossiers.
next action (NA)	première chose à faire (PCAF)	L'action concrète par laquelle on enclenchera le travail sur un sujet dès qu'on s'y (re) mettra : "Si je m'y mettais désormais, qu'est-ce que je ferais tout de suite ?" (passer tel coup de téléphone, vérifier tel document, rédiger telle note... ) Exemple : «Lister les points auxquels répondre» est la première chose à faire pour s'attaquer au sujet : «Rédiger rapport XY». Sur la fiche contexte «A faire au bureau» on notera cette première chose à faire et non pas le sujet sur lequel travailler («Rédiger rapport XY»).
organise	organisation	Troisième phase du processus : Classement des documents et informations utiles de façon à les rendre immédiatement disponibles au moment où on en aura besoin : listes par contexte, dossiers, échéancier, agenda, ...
open loop	(sujet en ) instance	Ce qui n'est pas dans son état final, à sa place définitive. Les instances doivent toutes être collectées (première phase).
process	traitement	Deuxième phase du processus : Spécification de ce qu'il y aura lieu de faire de l'entrée reconnue : Information à conserver ? Action nécessaire ? Résultat à produire ? Première chose à faire ?
project	sujet (à traiter, en instance) , objectif, travail à préparer	Intitulé courant utilisé pour désigner le travail à produire, chaque fois que le résultat ne peut être atteint en une seule fois par une action unique. Exemples : «Rédiger rapport XY», «Remplacer la tondeuse», «Préparer vacances d'été»... La traduction par "projet" de ce qui sert à désigner toute tâche nécessitant plus d'une action pour être accomplie est à éviter : génératrice de trop de confusions avec le sens classique du mot projet (coordination de tâches assignées à des intervenants).
review	revue, examen, point	Quatrième phase du processus : Réactualisation régulière et systématique du dispositif : mise à jour des fiches contexte, et ajout des nouveaux éléments au fur et à mesure (au moins une fois par jour), examen du calendrier à venir, des sujets en cours et en réserve, de l'échéancier, mise à jour des listes et dossiers, prospective, nettoyage de l'inutile (au minimum hebdomadaire)
someday/maybe	un jour/peut-être, (sujet) en réserve, sujet potentiel	Sujets pour lesquels aucune décision n'est prise et dont le traitement éventuel est repoussé à plus tard.
tickler	échéancier	Classement par échéance des prochains documents à traiter.
todo	chose à faire	Se réfère aux listes de choses à faire qui étaient préconisées dans les dispositifs respectant les traditions, mais que GTD évite au profit de listes spécialisées.

Notes et références

Bibliographie

• Allen, David (2003). Getting Things Done : The Art of Stress-Free Productivity, Penguin Books. ISBN 0142000280.
• Allen, David (2008). S'organiser pour réussir, Leduc. s Editions. ISBN 978-2-84899-209-9.
• Allen, David (2009). Prêt pour l'action, Leduc. s Editions. ISBN 9782848993126.

Liens externes

• (en) What is GTD ? Définition officielle de GTD par la société de David Allen

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